Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. o ochronie sygnalistów wymaga udostępnienia kanałów przyjmowania zgłoszeń o naruszeniach. Pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników powinni uruchomić wewnętrzny kanał przyjmowania zgłoszeń. Natomiast podmioty właściwe – czyli określone podmioty publiczne – również zewnętrzne kanały przyjmowania zgłoszeń. Trzeci sposób przekazania posiadanych informacji o naruszeniu – to ujawnienie publiczne.
Rodzaje przyjmowanych zgłoszeń o naruszeniu
Dyrektywa o sygnalistach daje możliwość przyjmowania zgłoszeń jawnych i anonimowych. Zgłoszenia jawne wymagają od zgłaszającego podania danych osobowych w momencie zgłoszenia. Zgłoszenia anonimowe natomiast nie wymagają podania żadnych danych. O tym, czy zgłoszenia anonimowe należy rozpatrywać zależeć będzie od zapisów ustawy krajowej – dyrektywa pozostawia ten obowiązek w gestii ustawodawców krajowych. Projekt polskiej ustawy o ochronie sygnalistów z października 2021 r. zawiera zapis mówiący o dobrowolności podmiotów w tym zakresie. Jeżeli zapis o dobrowolności przyjmowania zgłoszeń anonimowych pozostanie w polskiej ustawie, to podmioty będą indywidualnie decydowały o przyjmowaniu bądź nie zgłoszeń anonimowych.
Przyjmowanie zgłoszeń anonimowych
W sytuacji kiedy zdecydujemy się na przyjmowanie zgłoszeń anonimowych musimy wybrać takie sposoby przyjmowania zgłoszeń, abyśmy mogli zapewnić anonimowość sygnaliście. Jednocześnie powinniśmy mieć możliwość wymiany korespondencji z nim, abyśmy mogli przekazać mu potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia i przekazać informację zwrotną.
Czy telefon lub e-mail zapewni sygnaliście anonimowość?
Nie. Takie kanały przyjmowania zgłoszeń nie są odpowiednie do przyjmowania zgłoszeń anonimowych. Dzwoniący na dedykowany numer telefonu sygnalista może zostać rozpoznany po głosie przez odbiorcę zgłoszenia. Wiadomość wysłana za pomocą poczty elektronicznej również nie zapewni anonimowości sygnaliście. Stosunkowo łatwo można zidentyfikować nadawcę.
Najlepszy anonimowy kanał zgłoszeniowy
Najlepszym rozwiązaniem umożliwiającym spełnienie wymagań dla zgłoszeń anonimowych jest dedykowana aplikacja do przyjmowania zgłoszeń, np. https://sygnalista24.info/oferta-wdrozenia-dyrektywy-o-sygnalistach/. Aplikacja taka może zapewnić sygnaliście pełną anonimowość. Nie jest wymagane podanie danych kontaktowych, aby zachować kontakt ze zgłaszającym. Dodatkowo wszystkie metadane dostępne w tle plików, np. miejsce czy godzina zrobienia zdjęcia, są usuwane.
